Comptes fournisseurs en santé : 5 solutions et perspectives clés

D’ici 2025, les dépenses de santé devraient atteindre environ 5,34 milliards d’euros rien qu’aux États-Unis. Dans ce marché où d’immenses sommes circulent, la gestion financière des établissements de santé s’avère primordiale. Les comptes fournisseurs constituent l’un des piliers les plus importants de cette organisation pécuniaire.

Le quotidien des organismes de santé regorge de tâches complexes, notamment en matière de finances. Par conséquent, l’automatisation devient indispensable pour un système de comptes fournisseurs plus efficace. Afin de vous éclairer sur ce sujet, cet article examine les outils et technologies que les organisations médicales peuvent utiliser, présente des exemples concrets et aborde les défis potentiels qu’elles pourraient rencontrer.

5 logiciels pour l’automatisation des comptes fournisseurs en santé

Fournisseur	Intégration ERP	Nombre d’avis	Évaluation	Tarification
PairSoft	Oracle Netsuite, Dynamics 365, Blackbaud, Sage, etc.	134	3,8	Non communiqué publiquement
Stampli	Plus de 70 dont Oracle, Blackbaud Financial Edge, Dynamics 365, Quickbooks, etc.	1 326	4,5	Non communiqué publiquement
Tipalti	10 dont Sage, Oracle, Xero, SAP ERPs, etc.	460	4,5	149$/mois
NanoNets	Quickbooks, Dynamics 365, Sage, Xero, etc.	76	4,8	Starter: Paiement à l’usage, Pro: 999$, Entreprise: Sur mesure
Rillion	Plus de 15 dont Quickbooks, Dynamics, Oracle, etc.	40	4,3	Non communiqué publiquement

Caractéristiques du tableau :

• Les organisations de santé utilisent souvent des logiciels de Planification des Ressources d’Entreprise (ERP) pour la gestion des données et des fournisseurs ainsi que pour l’automatisation des flux de travail, comme SAGE, Blackbaud, Netsuite et Dynamics. L’intégration ERP constitue donc un facteur important pour l’automatisation des comptes fournisseurs.
• À l’exception de notre sponsor PairSoft, les fournisseurs sont classés selon le nombre d’avis reçus. Les chiffres et évaluations proviennent de grands sites d’avis comme Capterra, G2 et Trustradius.

5 éléments à considérer lors du choix de solutions d’automatisation des comptes fournisseurs en santé

1. Intégration avec les systèmes ERP

Opter pour une solution qui s’intègre à un système ERP peut améliorer :

• L’échange et la mise à jour des données, réduisant ainsi les erreurs de saisie
• La gestion des documents

2. Conformité des comptes fournisseurs

Les solutions doivent garantir la conformité aux normes HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) et HITECH.

3. Visibilité des comptes fournisseurs

Le logiciel doit offrir des outils de visibilité en temps réel sur les flux de trésorerie et les indicateurs financiers. Les fonctionnalités de reporting et d’analyse pour surveiller la performance des comptes fournisseurs méritent également considération.

4. Niveau d’automatisation

La capacité d’automatiser le traitement des factures et les flux de paiement s’avère primordiale. D’ailleurs, 75% des clients du secteur de la santé souhaitent payer leurs factures médicales en ligne. Par conséquent, les solutions devraient également prendre en charge la facturation électronique et le traitement sécurisé des paiements.

5. Facilité d’utilisation

La solution devrait proposer une interface conviviale pour le personnel. Les options de personnalisation pour répondre aux exigences spécifiques des systèmes de santé représentent un atout supplémentaire.

5 défis que les organisations de santé peuvent rencontrer dans la gestion des comptes fournisseurs

Systèmes de facturation complexes

• Les organisations de santé peuvent faire face à des systèmes de facturation complexes en raison de la nature des services médicaux et des remboursements d’assurance.
• Le codage médical, les multiples payeurs (compagnies d’assurance, programmes gouvernementaux) et les conditions de paiement variables contribuent à cette situation.
• Chaque service rendu peut avoir des codes différents, ce qui complique le rapprochement et le processus de paiement.

Conformité réglementaire des comptes fournisseurs

Les étapes dans le domaine de la santé reposent fortement sur la conformité aux réglementations, telles que la loi HIPAA. Ainsi, la protection des données des patients peut constituer un fardeau pour les départements concernés.

Volume élevé de factures

Les organisations de santé traitent généralement un volume important de factures provenant de diverses sources, notamment les fournisseurs, les prestataires de services et les départements internes. La gestion et le traitement manuel d’un volume élevé peuvent s’avérer écrasants, notamment avec les factures papier qui nécessitent une saisie manuelle et un stockage physique.

Intégration des comptes fournisseurs avec les systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME)

L’intégration des processus avec les systèmes de dossiers médicaux électroniques s’avère essentielle pour le flux d’informations et la cohérence des données. La compatibilité entre les outils d’automatisation des comptes fournisseurs et les systèmes DME peut représenter un défi technique.

Le manque d’intégration peut entraîner des écarts entre les registres financiers et les données de soins aux patients, affectant la prise de décision et la conformité.

Gestion des fournisseurs

Les organisations de santé dépendent d’un large éventail de fournisseurs pour les fournitures, services et équipements. La gestion des relations avec les fournisseurs, la négociation des contrats et la garantie de conformité aux conditions contractuelles constituent des défis permanents pour une organisation de santé typique.

Qui peut utiliser l’automatisation des comptes fournisseurs dans le secteur de la santé

Ils impliquent divers cas d’utilisation et de nombreuses organisations :

Hôpitaux et systèmes de santé

Un grand hôpital ou système de santé tel que :

• Un centre médical universitaire
• Un hôpital communautaire
• Des hôpitaux spécialisés peuvent utiliser l’automatisation des comptes fournisseurs pour se débarrasser des processus manuels.

Cliniques et centres ambulatoires

• Centres de chirurgie ambulatoire
• Cliniques de soins d’urgence
• Cliniques spécialisées peuvent optimiser leurs flux de travail de comptes fournisseurs grâce à l’automatisation.

Établissements de soins de longue durée

• Maisons de retraite
• Résidences-services
• Centres de réadaptation

Cabinets médicaux

Les praticiens indépendants et les cabinets de groupe peuvent bénéficier de l’automatisation des comptes fournisseurs pour gérer les factures des fournisseurs.

Laboratoires de santé

• Laboratoires cliniques
• Centres d’imagerie diagnostique
• Laboratoires de recherche

Fournisseurs d’équipements médicaux

Les entreprises fournissant des équipements et fournitures médicaux aux prestataires de soins constituent une partie importante du secteur de la santé. Les fournisseurs peuvent utiliser l’automatisation des comptes fournisseurs pour gérer la facturation.

Entreprises informatiques de santé

Les solutions informatiques et logiciels de santé peuvent améliorer leurs processus de comptes fournisseurs en automatisant la gestion des factures et les rapports financiers.

Compagnies d’assurance maladie

Les compagnies d’assurance maladie et les organisations de soins gérés peuvent utiliser l’automatisation des comptes fournisseurs en santé pour gérer les factures et les paiements.

Entreprises pharmaceutiques et biotechnologiques

• Fabricants pharmaceutiques
• Entreprises de biotechnologie
• Distributeurs peuvent automatiser les processus de comptes fournisseurs pour gérer les paiements aux fournisseurs et les subventions de recherche.

Étude de cas : Memorial Hospital

Organisation de santé : Memorial Hospital of Sweetwater County dans le sud-ouest du Wyoming, doté de centres comme un centre de traitement du cancer équipé de nouvelles technologies.

Défi : Memorial Hospital rencontrait des problèmes avec un système provoquant des défaillances fréquentes et un accès limité aux détails budgétaires lors des achats, entraînant des taux d’erreur élevés et des interruptions de flux de travail.

Les exigences comprenaient un système facile à utiliser pour le personnel et une efficacité budgétaire améliorée pour réduire les erreurs.

Solution : PairSoft a fourni une solution répondant à ces problèmes. Ils ont offert et livré :

• Des rapports budgétaires
• Une visibilité tout au long du processus d’achat
• Une intégration avec NetSuite
• Des outils d’extraction de factures et de gestion de documents
• Une documentation numérique

Après la mise en œuvre, Memorial Hospital a constaté des améliorations, avec des réductions du temps de traitement des demandes.